(Dieser Artikel ist in Zusammenarbeit mit Jonathan de Lieme entsanden, und zuerst auf English auf der Plattform Medium erschienen)

Warum Du sofort beginnen solltest, Dich mit KI auseinanderzusetzen.

Obwohl ChatGPT von OpenAI erst im November 2022 veröffentlicht wurde, hat es bereits einen enormen Einfluss auf die allgemeine Verfügbarkeit und das Wissen über generative KI gehabt.

Künstliche Intelligenz (KI) verändert die Arbeitswelt rasant. Bis vor wenigen Wochen (!) war sie noch nicht weit verbreitet, jetzt sind zahlreiche Tools verfügbar oder tauchen in Windeseile auf, während sich die zugrunde liegende Technologie mit erstaunlicher Geschwindigkeit weiterentwickelt, angetrieben durch den Wettstreit zwischen OpenAI/Microsoft auf der einen, und Google auf der anderen Seite. Wir stimmen mit den Experten überein, die zum jetzigen Zeitpunkt nichts Geringeres als eine „industrielle Revolution“ erwarten, die sich auf die Art und Weise auswirken wird, wie wir unsere Arbeit – und vielleicht auch die Gesellschaft – in Zukunft organisieren.

KI kann zur Automatisierung von Routineaufgaben, zur Verbesserung von Entscheidungsprozessen und zur Rationalisierung von Arbeitsabläufen eingesetzt werden. Trotz der potenziellen Vorteile zögern viele Menschen, KI-Tools bei der Arbeit einzusetzen, die einen, weil sie befürchten, sich selbst überflüssig zu machen, die anderen aus einem unserer Meinung nach deplatzierten Überlegenheitsgefühl heraus. Wir sind der Meinung, dass KI im Gegenteil die Produktivität und die Zufriedenheit der Menschen am Arbeitsplatz erhöhen wird, anstatt sie zu ersetzen.

Kein so neues Thema, wie viele annehmen

Laut einer globalen Umfrage von McKinsey QuantumBlack aus dem Jahr 2021 hat die Akzeptanz von KI im Jahr 2020 bereits zugenommen, und immer mehr (große) Unternehmen nutzten KI bereits damals, um ihre Abläufe und Entscheidungen zu verbessern.

In dem Report „Customer Success: The Next Frontier of AI“ von Bain wurde hervorgehoben, dass KI im Bereich Customer Success zunehmend an Bedeutung gewinnt. Die Autoren erklären, wie KI Unternehmen dabei helfen kann, ihren Kundenservice zu verbessern, indem sie personalisierte Empfehlungen und Einblicke in das Kundenverhalten bietet. Außerdem wird das Potenzial von KI in Bezug auf die Steigerung der Kundenzufriedenheit und -loyalität hervorgehoben.

Accenture betont in „Responsible AI“ (verantwortungsvolle KI) hingegen, wie wichtig es sei, ethische Richtlinien und Governance-Strukturen einzuführen, um eine verantwortungsvolle Nutzung von KI zu gewährleisten. Der Bericht hebt die potenziellen Risiken des Einsatzes von KI und die Notwendigkeit hervor, sich mit Themen wie Voreingenommenheit, Transparenz und Datenschutz zu befassen, ein aus unserer Sicht bei aller Begeisterung nicht zu vernachlässigender Aspekt vor allem mit Hinblick auf den Teil der (Erwerbs-)Bevölkerung, der sich einer vollkommenen Verweigerungshaltung hingibt.

„Fueling the AI Transformation“ von Deloitte nimmt eine aus unserer Sicht ausgewogene Betrachtung vor: Auf der einen Seite wird das Potenzial der künstlichen Intelligenz (KI) erörtert, Unternehmen bei der Bewältigung der aktuellen wirtschaftlichen und gesellschaftlichen Herausforderungen zu unterstützen. Die Autoren betonen jedoch, dass sich Unternehmen darauf konzentrieren sollten, den Wert und das Potenzial von KI zu realisieren, anstatt sie nur aus Effizienzgründen einzusetzen. Der Artikel skizziert vier Schlüsselmaßnahmen, die Unternehmen ergreifen können, um das Potenzial von KI zu nutzen: Investitionen in Kultur und Führung, Umgestaltung von Abläufen, Orchestrierung von Technologie und Talenten und Auswahl hochwertiger Anwendungsfälle.

Was das für den Rest von uns bedeuted

Sicher, kleine und mittelständische Unternehmen verfügen in der Regel nicht über die gleichen Ressourcen oder Talente wie die Kunden dieser großen Beratungsunternehmen, aber der Wechsel von spezialisierten KI-Modellen der Vergangenheit zu der neuen Generation von KI-Modellen, die natürliche Sprache verarbeiten, hat es viel einfacher gemacht, das Potenzial der KI zu nutzen:

Low hanging fruits: Mit spielerischen Methoden einen einfachen Einstieg finden

Korrekturlesen mit DeepL Write oder Notion AI

Mit Write Beta von DeepL, aber auch mit Notion AI können Mitarbeiter einen Text so gut schreiben, wie sie es eben können, um ihn dann auf Rechtschreibung und Grammatik vorkorrigieren zu lassen sowie Vorschläge für andere Formulierungen zu erhalten. Das ist zwar nicht gerade idiotensicher, gibt Unternehmen aber die Möglichkeit, die Schreibarbeit neu zu organisieren, so dass sich die sprachlich versiertesten Mitarbeiter auf das Lektorat und die Feinabstimmung der vorformulierten Inhalte konzentrieren können.

Ein wirklich witziges Experiment: Macht im Büro einen „Tippen Sie so schnell, wie Sie nicht können“-Wettbewerb, ohne auf die Tastatur zu schauen oder überhaupt zu versuchen, frei von Tippfehlern zu schreiben. Lasst dann die KI das Durcheinander an Tippfehlern und Pseudowörtern korrigieren und schaut, wie gut sie euch verstanden hat!

Workshops mit ChatGPT: Eine zusätzliche Sichtweise im Raum!

• Ideenfindung:

Die Verwendung von ChatGPT zur Generierung neuer Ideen auf der Grundlage von Aufforderungen oder Fragen, die sich auf das Workshop-Thema beziehen, kann ein effektiver Weg sein, um die Kreativität der Teammitglieder zu fördern, besonders wenn die Teams klein sind.

Wenn es in dem Workshop beispielsweise um Produktentwicklung geht, könnt ihr ChatGPT bitten, neue Produktideen auf der Grundlage von Kundenfeedback oder Markttrends zu entwickeln. Da ChatGPT eure Unternehmenskultur, Vorgaben, die Werte oder die vorhandenen Ideen und Kenntnisse des Teams nicht kennt, kann es unkonventionelle, humorvolle oder sogar absurde Ideen vorschlagen. Das kann jedoch ein Vorteil sein, da es das Team ermutigt, über den Tellerrand hinauszuschauen und neue Möglichkeiten zu erkunden.

• Q&A:

Die Workshop-Teilnehmer können ChatGPT Fragen stellen, die die KI dann auf der Grundlage ihres Wissens über das Thema beantworten wird. So kann sichergestellt werden, dass alle Teammitglieder ein gemeinsames Verständnis des Themas haben und zur Diskussion beitragen können. Gleichzeitig werden der Gruppe die Grenzen der KI aufgezeigt und sie erkennt, dass sie zwar hilfreich sein kann, aber immer noch menschlichen Input und Unterstützung benötigt, um effektiv zu funktionieren. (Und dass sie sich manchmal auch ausgemachten Blödsinn ausdenkt). Dieses Szenario wird mit der zunehmenden Verfügbarkeit von No-Code-Tools zum Trainieren von KI auf unternehmensspezifischen Daten noch interessanter!

• Advocatus Diavoli:

Lasst die KI als „Advocatus Diavoli“ der Gruppe agieren, indem Ihr sie bittet zu erklären, warum gesammelte Ideen z.B. schlecht sind. Dadurch wird die Last aus dem Team genommen, einer Person im Raum diese Rolle zuzuweisen, welcher es unangenehm sein könnte, diese Rolle zu übernehmen.

Je nach sozialer Dynamik der Gruppe kann eine solche Rolle, wenn von einem Menschen eingenommen, einzelne Teilnehmer einschüchtern und sie davon abhalten, ihre Ideen zu äußern; Ideen „ranghöherer“ Personen werden zudem von subordinierten tendenziell weniger kritisch kommentiert. Durch den Einsatz von KI kann der Prozess objektiver werden und weniger von individuellen Vorurteilen beeinflusst. 

Worauf Ihr in den kommenden Monaten achten solltet

Sowohl Google (Google Workspace) als auch Microsoft (365 Assistant) haben angekündigt, in naher Zukunft KI-Assistenten in ihre jeweiligen Office-Suiten einzubinden, wobei beide Produkte Tools für Online-Meetings und Workshops anbieten. Experimentieren Sie also jetzt, damit Sie und Ihre Teams mit den KI-Assistenten, die immer häufiger Teil der Software werden, vertraut und geübt sind.

Nächste Schritte: Nutzung von KI für komplexere Herausforderungen

Sobald eine Organisation spielerisch erfahren hat, wie die Macht der KI unsere Arbeitsweise verändern kann, glauben wir, dass das Projektmanagement einer, wenn nicht sogar der Bereich ist, in dem es möglich ist, über die vortrainierte generative KI hinauszugehen und das vorhandene Wissen und die Daten der Organisation auch ohne Experten zu nutzen: KI-gestützte Projektmanagement-Tools können historische Daten aus vergangenen Projekten analysieren, um genauere Projektpläne vorherzusagen. Diese Analyse hilft bei der Bestimmung der geschätzten Dauer jeder Aufgabe, der benötigten Ressourcen und der potenziellen Hindernisse, die während der Projektdurchführung auftreten können.

Projektmanagement mit KI

Künstliche Intelligenz (KI) verändert die Art und Weise, wie wir arbeiten und Projekte verwalten, schon jetzt. KI-gestützte Projektmanagement-Tools sind zunehmend auf dem Markt verfügbar und bieten Projektmanagern und ihren Tams eine Vielzahl von Vorteilen. In diesem Teil werden wir die Vorteile des Einsatzes von KI im Projektmanagement untersuchen und wie sie die Projektergebnisse verbessern kann.

• Unterstützung in der Projektplanung

Einer der Hauptvorteile von KI-Tools im Projektmanagement ist die optimierte Projektplanung. KI-gestützte Projektmanagement-Tools analysieren historische Daten aus vergangenen Projekten, um genauere Projektpläne vorherzusagen. Diese Analyse hilft bei der Bestimmung der geschätzten Dauer jeder Aufgabe, der benötigten Ressourcen und der potenziellen Hindernisse, die während der Projektdurchführung auftreten können.

• Erleichtertes Risikomanagement

KI kann auch dazu beitragen, das Risikomanagement im Projektmanagement zu verbessern. KI-Tools werden Daten analysieren und potenzielle Risiken vorhersagen, bevor sie eintreten. So kann ein KI-gestütztes Projektmanagement-Tool beispielsweise die historischen Daten eines Projekts analysieren und potenzielle Risiken ermitteln, die während der (nächsten) Projektdurchführung auftreten können. Diese Art der Analyse wird den Projektmanagern helfen, vorbeugende Maßnahmen zu ergreifen, um potenzielle Risiken zu mindern.

• Effizienzsteigerung

KI-gestützte Tools werden die Effizienzsteigerung durch die Automatisierung sich wiederholender Aufgaben fördern. KI wird es Projektmanagern beispielsweise ermöglichen, Aufgaben wie Dateneingabe, Fortschrittsverfolgung und Berichterstattung zu automatisieren. Diese Automatisierung wird den Zeit- und Arbeitsaufwand für diese Aufgaben verringern, so dass sich die Projektmanager auf kritischere Aufgaben konzentrieren können, die menschliches Eingreifen erfordern.

• Unterstützung bei der Entscheidungsfindung

KI wird uns auch helfen können, indem sie verbesserte Entscheidungsfindungswerkzeuge für das Projektmanagement bereitstellt. Diese werden Daten analysieren und Erkenntnisse liefern, die die Entscheidungsfindung unterstützen. Ein Beispiel könnte sein, dass die KI-gestützten Maschinen Daten zum Projektfortschritt analysieren und Änderungen am Projektplan vorschlagen, um die Ergebnisse zu verbessern und den kritischen Pfad einzuhalten.

Mehr Effizienz und zeitsparende Optionen – mit einem großen Vorbehalt

KI-gestützte Projektmanagement-Tools werden mehr Effektivität und Möglichkeiten, Zeit zu sparen bieten. KI kann beispielsweise die Leistung von Teammitgliedern analysieren und Vorschläge zur Verbesserung der Produktivität unterbreiten; sie kann die Planung von Besprechungen und das Versenden von Erinnerungen automatisieren, was den Projektmanagern Zeit und Mühe erspart und ihnen hilft, sich auf die Interaktion mit dem Kunden zu konzentrieren.

Gleichzeitig plant der Gesetzgeber in Europa bereits eine Regulierung von KI, die mit hohen Geldstrafen verbunden ist; Arbeitsgesetze in einigen Staaten wie Deutschland verbieten die Überwachung von Arbeitnehmern mit wenigen Ausnahmen ganz. Bei aller Begeisterung über die Möglichkeiten müssen Unternehmen daher unbedingt prüfen, ob KI-Tools, die sie einführen wollen, mit den lokalen rechtlichen Anforderungen vereinbar sind.

Unserer Meinung nach wird es jedoch ohnehin weniger darum gehen, was wir rechtlich tun dürfen, als vielmehr darum, wo wir und die Menschen, mit denen wir zusammenarbeiten, einen Mehrwert sehen und wo die technischen Möglichkeiten mit unseren ethischen Grundsätzen und Werten kollidieren und abgesichert werden müssen.

Davon unberührt können KI-gestützte Projektmanagement-Tools Arbeitsabläufe optimieren, indem sie Ineffizienzen aufdecken und Verbesserungen vorschlagen.

KI-gestützte Software-Lösungen

Es gibt mehrere neuere und fortschrittliche KI-gestützte Projektmanagement-Softwarelösungen auf dem Markt. Hier sind ein paar Beispiele:

ClickUp – Dieses Projektmanagement-Tool nutzt nach eigenen Angaben KI, um Aufgaben wie Zeiterfassung und Ressourcenzuweisung zu automatisieren. Ein nettes Feature sind die Warnmeldungen und die Aufgabensymbolleiste. Auch die Aufgabenzuweisung wird innovativ verwaltet.

Forecast – Dieses KI-gestützte Projektmanagement-Tool will maschinelles Lernen zur Vorhersage von Projektzeitplänen und Ressourcenbedarf nutzen. Der Schwerpunkt der KI-gestützten Engine soll auf der Schaffung von Erkenntnissen für Projektteams und der Reduzierung des Zeitaufwands für sich wiederholende Vorgänge liegen, um die Menschen hinter dem Projekt zu stärken.

Wrike – Dieses Projektmanagement-Tool gibt an, KI einzusetzen um Aufgaben wie die Planung und den Ausgleich der Arbeitsbelastung zu automatisieren. Der Schwerpunkt liegt auf letzterem, indem es hilft, Aufgaben zwischen den Teammitgliedern zu organisieren und sicherzustellen, dass eine gute Zuweisung von Ressourcen auf der Grundlage der Verfügbarkeit erfolgt. Es gibt eine klare Zuordnung von Raum für Navigation, Aufgaben und Unteraufgaben für einen klaren projektbezogenen Überblick.

Fazit

KI verändert bereits jetzt wie wir arbeiten. KI-gestützte Tools werden zunehmend auf dem Markt eingesetzt werden, und Manager müssen sich mit dieser Technologie auseinander setzen, um Ihren Unternehmen und Mitarbeitern gerecht zu werden.

Gleichzeitig bleibt es wichtig zu beachten, dass KI zwar in bestimmten Bereichen hilfreich sein kann, aber – noch – keine Patentlösung für alle Herausforderungen ist. (Projekt-)Manager müssen nach wie vor über starke Führungsqualitäten und Erfahrung verfügen, um z.B. Projekte effektiv zu managen – und um ihre KI – Tools darauf zu trainieren.

Menschen und Unternehmen, die KI-Tools frühzeitig als „Assistenten“ bei der Arbeit einsetzen, verschaffen sich nicht nur einen Wissensvorsprung, sondern die Chance, die Art und Weise zu definieren, wie sie die Technologie nutzen wollen. Gerade für kleine und mittlere Unternehmen ist jetzt noch die Zeit, sich mit KI-Tools vertraut zu machen, indem sie einfach damit experimentieren, bevor die Kluft zwischen ihnen und größeren oder agileren Wettbewerbern unüberbrückbar wird.