Der kleine Vorsprung:

Wie viele kleine Verbesserungen von Geschäftsprozessen große Wirkung erzielen

Das Prozessmanagement ist eine entscheidende Komponente jedes erfolgreichen Unternehmens. Es umfasst die Gestaltung, Ausführung und kontinuierliche Verbesserung der Prozesse, die den Kern der Geschäftstätigkeit eines Unternehmens ausmachen. Auch wenn es nicht der glamouröseste Aspekt der Unternehmensführung ist, so ist ein effektives Prozessmanagement doch unerlässlich für die Optimierung der Effizienz, die Senkung der Kosten und die Verbesserung der Gesamtleistung eines Unternehmens.

Die in Jeff Olsons Buch „The Slight Edge“ – auf Deutsch mit Untertitel „Der kleine Vorsprung“ dargelegten Grundsätze bieten einen leistungsfähigen Rahmen für die Verbesserung des Prozessmanagements und die Erzielung eines dauerhaften Unternehmenserfolgs. Die zentrale These des Buches lautet, dass kleine, schrittweise Änderungen im Laufe der Zeit zu erheblichen Verbesserungen führen können. Auf den Bereich des Prozessmanagements angewandt, kann diese Idee tiefgreifende Auswirkungen auf die Effizienz und Effektivität einer Organisation haben.

Risikoarme, leane Methode, bestehende Prozesse zu verbessern

Einer der Hauptvorteile des Ansatzes der kleinen Schritte im Prozessmanagement besteht darin, dass er es Unternehmen ermöglicht, ihre Prozesse kontinuierlich zu verbessern, ohne dass größere Überarbeitungen oder Unterbrechungen erforderlich sind. Indem sie sich auf kleine, schrittweise Änderungen konzentrieren, können Unternehmen das Risiko vermeiden, umfassende Änderungen vorzunehmen, die möglicherweise nicht wie beabsichtigt funktionieren, und sie können auch leichter in den bestehenden Prozess integriert werden.

Nehmen wir zum Beispiel ein Unternehmen, das die Effizienz seines Auftragsabwicklungsprozesses verbessern möchte. Anstatt den gesamten Prozess zu überarbeiten und kostspielige Unterbrechungen zu riskieren, könnte sich das Unternehmen stattdessen darauf konzentrieren, in jeder Phase des Prozesses kleine Verbesserungen vorzunehmen. Dazu könnte gehören, die Kommunikation zwischen den Abteilungen zu straffen, bestimmte Aufgaben zu automatisieren oder effizientere Wege zur Behandlung von Fehlern oder Ausnahmen zu finden. Indem das Unternehmen diese kleinen Änderungen regelmäßig vornimmt, kann es die Effizienz des Prozesses im Laufe der Zeit schrittweise verbessern.

Kontinuierliche Verbesserungskultur aufbauen.

Ein weiterer Vorteil dieses Ansatzes besteht darin, dass er den Unternehmen hilft, eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung aufzubauen. Wenn die Mitarbeiter ermutigt werden, kleine Probleme oder Ineffizienzen in den Prozessen, mit denen sie arbeiten, zu erkennen und zu beheben, entsteht eine Kultur der Innovation und ein Gefühl der Verantwortung unter den Teammitgliedern. Dies kann zu einer höheren Arbeitsmoral, größerer Zufriedenheit mit der eigenen Rolle in der Organisation, einer besseren Zusammenarbeit und letztlich zu besseren Ergebnissen für das Unternehmen führen.

Natürlich ist der Ansatz des leichten Vorsprungs keine magische Lösung, die automatisch alle Probleme eines Unternehmens lösen wird. Er erfordert Disziplin, Beharrlichkeit und die Bereitschaft, zu experimentieren und neue Dinge auszuprobieren. Aber für Unternehmen, die bereit sind, sich für eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung einzusetzen, können die Vorteile erheblich sein.

Eine Möglichkeit für den Einstieg in das Prozessmanagement besteht darin, ein System zur regelmäßigen Überprüfung und Analyse Ihrer Prozesse einzurichten. Dazu könnte gehören, dass Sie sich jeden Monat oder jedes Quartal Zeit nehmen, um die wichtigsten Kennzahlen zu überprüfen und Bereiche mit Verbesserungspotenzial zu ermitteln. Dazu könnte auch gehören, dass Sie das Feedback von Mitarbeitern einholen, die täglich mit den Prozessen arbeiten, da sie möglicherweise wertvolle Hinweise darauf haben, wie Dinge effizienter erledigt werden können.

Sobald die potenziellen Verbesserungsbereiche ermittelt sind, besteht der nächste Schritt darin, kleine, schrittweise Änderungen vorzunehmen und die Ergebnisse zu verfolgen. Dabei kann es sich um kleine Änderungen an der Struktur eines Prozesses handeln, um den Einsatz neuer Werkzeuge oder Technologien oder einfach um die Suche nach effizienteren Methoden zur Ausführung bestimmter Aufgaben. Unabhängig von der Vorgehensweise ist es wichtig, die Ergebnisse dieser Änderungen zu messen und diese Daten für künftige Verbesserungen zu nutzen.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass der Ansatz der kleinen Schritte im Prozessmanagement für Unternehmen ein wirksames Mittel zur Optimierung der Effizienz, zur Kostensenkung und zur Verbesserung der Gesamtleistung sein kann, und — das Einbinden der Belegschaft vorausgesetzt — sogar die Zufriedenheit mit dem eigenen Arbeitsplatz signifikatnt steigern kann. Indem sie sich auf kleine, schrittweise Änderungen konzentrieren und eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung aufbauen, können Unternehmen ihre Prozesse nachhaltig verbessern und langfristig erfolgreich sein. Es ist meistens besser, sich auf die kleinen Dinge zu konzentrieren, die auf lange Sicht zu großen Gewinnen führen können.